コラム

ハイブリッド型研究会をスムーズに実施する5つのポイント

カテゴリ:学会事務局
Author:及川 貴広

リモートワークが進み、打合せはWebで、という時代になってきました。そのような中、オンラインと現地開催を一緒に行うハイブリッド型の研究会はオンラインとオフラインのいいとこ取りできてとても魅力的ですが、それ故運営も複雑になりがちですよね。
先日ハイブリッド型研究会の運営を行なってきました。その経験も踏まえハイブリッド型研究会を成功に導くポイントをまとめたので、ノウハウ余すところなくお伝えいたします。

1.当日をリアルにイメージした万全の準備

事前準備が成功の8割を決めるといっても過言ではありません。

事前準備として、当日使用するPCで動作確認は実際に行っているかと思いますが、その際、使い慣れたいつもの環境で接続していませんか?

いつもの環境と現地で使用する環境では条件が大きく異なるため、「いつもログインできるサイトにアクセスできない」といったトラブルも発生します。

また、曜日や時間帯によっては通信速度が大きくさがることもあります。

当日の環境を可能な限り再現して準備する事で、安心して当日を迎えられます。

2.事前テストはお願いではなく「必須」に

参加者に事前の接続テストを伝える際、「できれば参加してください」とお願い形式で案内していませんか。お願いだと、参加しなくても良いと思われてしまいます。

事前に接続テストを実施することで、参加者も安心して当日を迎えられますし、当日の現地スタッフの負担も減らすことができます。

当日は想像だにしないトラブルに直面するため、貴重な当日現地スタッフはそういった対応のために手を開けておくことが成功の鍵です。

参加者の事前接続テストは「必須」にしましょう。

3.会場準備は事前準備の1.5倍かかることを織り込む

会場のセッティングはスムーズにいきません。

時間が無くなり焦って対応するとさらにミスにつながる、という負のスパイラルに陥ります。

普段より1.5倍程度の時間を確保したスケジュールを組んで時間と心に余裕を持つことが成功の秘訣です。

4.当日のフォロー体制と現場対応力の有機的連携

当日のトラブル対応に現地スタッフの現場対応力が重要なのは容易に想像できます。しかし、何でもかんでも現地スタッフが現場対応力に頼ってしまうと破綻します。

現地スタッフは複数のトラブル対応に追われます。そのため、「接続トラブルについては一次的には社内のコールセンターで対応する」「FAQを充実させ、できるだけ質問者自身で解決できるような方法を準備する」などの現場スタッフとフォロー体制の構築が重要です。フォロー体制があってこそ、現場対応力が生きます。

5.開催後のノウハウを蓄積する

どんなにうまく、問題点が無いと思える運営だったとしても、必ず改善できる点があります。

例えば、演者が「(目が悪くて大型ディスプレイの)文字が読みにくかった」といったことを講演後にボソッと漏らしていた場合、大きなトラブルではないからと無視するのではなく、例えば「演者には各自タブレットを手元に準備する」といった具体的な解決方法を検討することで、ハイブリッド型研究会の運営をさらに洗練させることができます。

参加者の年代や属性によっても必要なサポートは異なりますので、ぜひ現場の何気ない一言に耳を傾けてみましょう。

アクセライトでは、オンラインでの会議開催、ハイブリッド研究会のノウハウを日々積み上げております。はじめての開催で何から手をつけて良いか迷っている方、一度やったけどプロにお任せしたい方、どうぞお気軽にご相談ください。

 
 

この記事を書いた人

及川 貴広

担当: 電話・メール窓口, その他諸々のバックオフィスの監督
総務・経理・法務等の間接部門のリーダも兼務する。
得意分野は法律とお笑い。