学会事務局運営代行

調査研究のフロー

アクセライトでは学会や研究会様によって異なるご都合やご希望に合わせた
柔軟な事務局業務の運営代行を得意としています。

弊社では、研究者や教育者の皆様が、調査や研究・教育に専念して頂ける環境作りをサポートすべく、学会や研究会の事務局運営業務代行を行っています。 事務局は学会運営の支柱であり、会員、役員との相互連絡をはじめとして、重要な機能を果たしています。 学会は規模や活動目的、運営方法など多種多様ですが、安定した学会運営のためには、機能的な事務局の存在は不可欠となります。 弊社ではこれまで、多くの学会および研究会様の多岐にわたる業務をご希望に応じてサポートしており、総合的な事務運営のみならず、一部業務の代行も柔軟にご相談可能です。 ※ご相談に乗れないケースもございます。

サポートさせて頂くことの多い
ご相談の例

  • 会員数増加により、会員管理や会計管理を
    手弁当で行うことに限界がきているため、
    外部委託を検討している。
    予算内で委託可能な業務等、
    提案してほしい。
  • 学会HPのリニューアル制作と運用、
    事務局業務代行を一緒に委託できる
    業者を探している。
    時間的に余裕がないため、
    同時に進めて頂くことは可能か。
  • 現在別の委託業者へ
    事務局運営を委託しているが、
    今期で契約終了が決定したため、
    既存業者と直接やり取りする形の
    引継ぎ対応を含めてお願いできないか。
  • 今後、事務局業務を全面的に
    外部委託する予定だが、予算と体制準備の
    都合上、数年かけて段階的に
    委託を進めていきたいが、
    現状の計画段階から相談が可能か。

サービス内容

学会の事務局業務として外せない基幹業務を中心に、
経験豊富な専門の社内専属スタッフがサポートを行っています。

会員管理
会員情報は、学会運営の基盤となる大切な資産です。 入会、退会管理や手続き対応、登録情報の変更、会費納入状況の管理、新年度会費の御請求、未納分の督促など、学会様や研究会様により異なる会則や規定を順守し、ご対応いたします。
窓口業務
学会様専用の事務局メールアドレスを取得し、学会の理事や幹事、会員様からのお問い合わせ対応窓口を設置。事務局宛てのメール連絡へのご返信対応や、会員様からの郵送物の受領等を行います。メールでの問い合わせ対応についても、翌営業日までの対応を基本としており、迅速な返答が可能です。
印刷・郵送業務
会員様へのご案内や学会ニュースレター、各種研修会・講演会・シンポジウム等のチラシ、印刷対応など幅広く対応いたします。また発送に関しましては、学会様ご指定のデザイン封筒をお預かりして利用することや、弊社側で準備することも可能です。これまで別便で発送していたものを同梱、発送時期をずらし一回の郵送数を増やすなど、費用を削減できる可能性があります。ご相談ください。
財務管理
経理業務
年会費や研修会参加費、認定試験受講費、学会誌購入費等の入金確認や、請求書支払、理事や委員会担当者の経費精算や講師の謝金支払等の支払代行を行い、口座ごとに出納帳を作成、経理経験のあるスタッフが日々管理・記録を行います。決算時には、次年度予算案・今年度収支報告書案の作成を全面的に代行または補助し、会計監査業務サポートまでご対応いたします。
理事会・委員会
総会のサポート
総会・理事会・委員会の資料収集・関係者連絡対応・印刷物準備など、専属の事務局担当者が幅広くサポートいたします。また委員会主催の研修会・講演会・シンポジウム等の行事についても、講師委嘱状の作成発送、参加者申込受付管理、短期イベント用特設サイトの作成依頼まで、幅広くバックアップいたします。
web学術集会
運営サポート
2020年以降、新型コロナウィルス感染拡大により、毎年行っている学術集会をweb会議ツールを用いたオンライン開催にシフトされた学会様も多く、運営コンサルティングからオンライン会場設定や参加申込管理、講師・座長サポート対応や当日対応(現地の運営スタッフサポート含む)まで、幅広く柔軟に対応しております。また、現地とオンラインのハイブリット開催も、サポート実績がございます。ご相談ください。
ホームページ作成・
管理
HP作成は弊社が強みとしている業務の一つです。新規会員の獲得に、分かりやすいHPは必須となります。 現状のコンテンツはそのまま、より読みやすく、学会のイメージが反映されたデザインへ移行いたします。またフォームの追加や一部コンテンツの改修についても、お気軽にご相談ください。

学会事務局運営代行 実績紹介※一部(2022年6月時点)

  • QOL-PRO研究会
  • 治山研究会
  • 日本服薬支援研究会
    (旧:簡易懸濁法研究会)
  • 日本骨髄腫学会
  • 経営行動科学学会
  • 現代医療鍼灸臨床研究会
  • 日本通訳翻訳学会
  • 産業医学推進研究会
  • 経済学史学会
  • 一般社団法人ESG情報開示
    研究会

その他、実績 多数

弊社のシステム開発事業の特徴

請求・支払が半期
(6カ月)毎

学会の多くは、収入割合を会員の年会費収入が占めており、その年会費収入の入金は新年度会費請求直後に集中、支出は年に1~2度の学会誌発行時や総会開催時にまとまった支出となるケースがほとんどのため、アクセライトでは、そういった収支サイクルを考慮したご請求・お支払となっています。

予算に合わせ
部分委託が可能

規模は小さくないが初めて外部委託をする、もしくはまだ発足から日の浅い学会様など、全面的に業務委託したいが現状予算都合が合わないというご相談ケースも多くみられます。アクセライトでは、学会様の規模や状況、ご予算に合わせて事務局業務の部分委託のご相談を柔軟にお受けしています。

代行業者としての
「継続性」を重要視

事務局業務の多くは、単年で綺麗に終わるというものではなく、連年と管理・対応が必要となるため、アクセライトでは事務局業務代行業者として「継続性」を重要視したご提案を大切にしています。委託費を安価に見積過ぎると取引継続が難しくなり、結果、学会様へご迷惑をお掛してしまうケースがあり得るためです。※お見積りをご希望の際は、この点を予めご容赦ください。