学会事務局運営

学会事務/サービス内容詳細

弊社で実施している学会事務代行の業務内容の詳細をご紹介いたします。

  • 会員管理

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    会員情報は、学会運営の基盤となる大切な資産です。
    弊社ではその大切な資産を、しっかり管理し、育て、学会運営にフィードバックいたします。
    具体的には、入会お申し込み受付、退会お申し付けの受付、会費納入状況の管理、会費の督促を行います。
    専用の会員管理システムで情報を一元的にシステム管理いたしますので、必要情報の抽出がスムーズになり、会員様の利便性も向上します。
    またシステムで効率的に管理することにより、会費納入状況もリアルタイムに把握でき、学会の会費収益の安定化に貢献いたします。
  • 窓口業務

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    専用の電話番号とメールアドレスを確保し、学会の窓口を担当させていただきます。窓口は複数名が担当し、共有データベースでの問い合わせ項目の管理により、常時適切な返答が可能になります。主担当者が不在の際もお待たせしません。
    メールでの問い合わせ対応についても、翌営業日までの対応を基本としており、迅速な返答が可能です。
  • 印刷郵送業務

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    会員様へのご案内や学会ニュースレター等の小冊子、各種研修会・講演会・シンポジウム等のチラシデザイン、印刷まで幅広く対応いたします。
    デザイナーに委託する予算はないものの、少し綺麗に作成したい、という印刷物について、ぜひご相談ください。
    また発送に関しましては、一回の郵送数を増やすことで、単価を大きく削減できる可能性がございます。
  • 財務・経理

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    交通費の申請や各種請求書の決済、出納帳簿の更新、予算・決算の作成、会計監査業務を行います。
    一元的な会計管理体制により、学会の資産を適切に管理いたします。
    弊社作成の会計システムにより、出納ごとの細かな費目分けや、それに応じた監査資料の準備を効率化し、財務担当・監事のご負担を軽減いたします。
  • 理事会・委員会活動支援

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    理事会・委員会の資料収集・印刷準備、当日の陪席と議事録作成まで、理事会・委員会業務をトータルにサポートいたします。また委員会主催の研修会・講演会・シンポジウム等の行事についても、会場手配から講師委嘱状の作成発送、参加者受付、当日の運営までバックアップいたします。
  • 学術集会運営サポート

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    学術集会における会場手配、講演交渉、参加申込受付、抄録作成、当日運営サポートまで承っております。学会の開催場所でお困りの際も、ぜひ弊社にご相談ください。
  • 学会誌編集発行

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    投稿受付・査読管理・編集発行まですべてお任せください。
    弊社では独自の査読システムの導入をご提案しております。
    全ての連絡をシステムを介して行うことで、著者と編集担当者、査読者間の煩雑なやり取りが不要となり、また論文の現在のステータスも視覚的に分かりやすくなるメリットがございます。
    また今後会誌の媒体を冊子からデータへ移行することを検討している学会様には、J-Stageをはじめとした電子ジャーナルへの移行も適切にサポートいたしますので、ご相談ください。
  • ホームページ作成

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    HP作成は弊社が強みとしている業務の一つです。新規会員の獲得に、分かりやすいHPは必須となります。
    現状のコンテンツはそのまま、より読みやすく、学会のイメージが反映されたデザインへ移行いたします。
    またフォームの追加や一部コンテンツの改修についても、お気軽にご相談ください。

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